TURUN NUORKAUPPAKAMARI RY:N JÄSENREKISTERIN, SENAATTORIREKISTERIN, ALUMNIREKISTERIN JA HAKIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE JA INFORMOINTIASIAKIRJA

1.     Rekisterinpitäjä

Turun Nuorkauppakamari ry

y-tunnus: 1448613-6

Bergeninkatu 4 G 53
20320 TURKU

2.     Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Turun Nuorkauppakamari ry:n hallituksen sihteeri

(SECY@jciturku.com)

Sihteerin tiedot ilmenevät sivuilta http://www.jciturku.com/kamari/hallitus/

3.     Rekisterien nimet

Turun Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteri, senaattorirekisteri, alumnirekisteri sekä hakijarekisteri

4.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Jäsenrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsensuhteiden hoitaminen; tapahtumien, koulutusten ja kokousten järjestäminen; muu viestintä ja tiedottaminen; jäsenmatrikkelin laatiminen ja julkaisu; rekisteröityjen välinen verkostoituminen; sekä yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.

Senaattorirekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien ja koulutusten järjestäminen; muu viestintä ja tiedottaminen; jäsenmatrikkelin laatiminen ja julkaisu; rekisteröityjen välinen verkostoituminen; sekä tietojen keräys ja tilastointi.

Alumnirekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien ja koulutusten järjestäminen; muu viestintä ja tiedottaminen; sekä rekisteröityjen välinen verkostoituminen.

Hakijarekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on uusien jäsenten hankkiminen; jäsenhakemusten käsittely; sekä viestintä ja tiedottaminen.

Rekisteröitäviä henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, eikä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5.     Rekisterien tietosisältö

Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja jäsenistä:

• Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, sukupuoli ja kotipaikka)
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, työnantajan osoite)
• Jäseneksi liittymisvuosi
• Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja
• Valokuva
• Kiinnostuksen kohteet, luottamustoimet, harrastukset, muut jäsenyydet
• Jäsenen kumppanin nimi sekä tämän ammatti/titteli, koulutus ja työnantaja
• Tapahtumat ja kokoukset, joihin jäsen on rekisterinpitäjän toiminnassa osallistunut
• Laskutus- ja maksuyhteystiedot

Senaattorirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja senaattoreista:

• Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, sukupuoli)
• Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, työnantajan osoite)
• Valokuva
• Senaattorinumero
• Tapahtumat, joihin senaattori on rekisterinpitäjän toiminnassa osallistunut

Alumnirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja alumneista:

• Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, sukupuoli)
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero)
• Tapahtumat, joihin alumni on rekisterinpitäjän toiminnassa osallistunut
• Laskutus- ja maksuyhteystiedot

Hakijarekisteri voi sisältää seuraavia tietoja hakijoista:

• Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, syntymäpaikka, sukupuoli, kieli)
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Linkedin-URL/kotisivu
• Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja ja aikaisemmat työnantajat
• Kielitaito, harrastukset, luottamustoimet, kiinnostuksen kohteet, erikoistaidot, perhesuhteet ja suosittelijat
• CV/Ansioluettelo

6.      Käsittelyperusteet

EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset käsittelyn perusteet ovat rekisterikohtaisesti seuraavat:

• Jäsenrekisterissä 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle (jäsenmatrikkelia varten kerättävä valokuva sekä jäsenen kumppanin henkilötiedot), 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen (yhdistyslain 11 §:n mukaiseen jäsenluettelon kerättävä nimi ja kotipaikka) ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut tiedot).
• Senaattorirekisterissä 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle (jäsenmatrikkelia varten kerättävä valokuva) ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut tiedot).
• Alumnirekisterissä 6 artiklan 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle.
• Hakijarekisterissä 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu yhdistyksen ja rekisteröidyn väliseen jäsen-, senaattori- tai alumnisuhteeseen, jonka nojalla rekisteröityjen tietoja on perusteltua käsitellä yhdistystoiminnan edellyttämissä tarkoituksissa.

7.     Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai niiden kerääminen perustuu rekisteröidyn nimenomaisesti antamaan suostumukseen. Henkilötietoja ei kerätä ulkopuolisista tietolähteistä.

8.     Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekistereiden tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.  Edellä esitetystä poiketen jäsenten sekä senaattoreiden tietoja luovutetaan tai siirretään Suomen Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteriin sekä jäsenmatrikkelin taittamista ja jäsenlehtien ja kutsujen postitusta varten ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.

Suomen Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteri löytyy M-Files järjestelmästä, josta jäsenen tai senaattorin on mahdollista tarkastella Suomen Nuorkauppakamari ry:lle luovutettuja tietojaan kirjautumalla palveluun, ja josta saa lisätietoja ko. rekisterin tietosuojasta.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tästä poiketen rekistereiden tietoja kuitenkin säilytetään Google Driven pilvipalvelussa, jonka tietoja saattaa siirtyä palvelun käyttöehtojen mukaisesti EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Käyttämämme pilvipalvelu on suojattu ja tietoturvan näkökulmasta turvallinen, sillä Google Drive on EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield- järjestelyn alainen ja siten täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset tietojen käsittelylle kolmansissa maissa.

9.     Henkilötietojen säilytysaika

Poistamme vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuamme tästä tiedon.

Jäsenrekisterin tietoja käsittelemme ja säilytämme niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsenenä. Kirjanpidosta ilmeneviä henkilötietoja käsitellään kuitenkin kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Senaattorirekisterin tietoja käsittelemme lähtökohtaisesti koko senaattorin eliniän.

Alumnirekisterin tietoja käsittelemme niin kauan kuin rekisteröity maksaa vuosittaisen jäsenmaksun ja toimii yhdistyksen alumnina. Kirjanpidosta ilmeneviä henkilötietoja käsitellään kuitenkin kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Edellä esitettyjen ajankohtien jälkeen pyrimme poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot viipymättä.

Hakijarekisterin käsittelemme hakuprosessin ajan. Uusien jäsenten haku jatkuu vuosittain kesäkuun ja elokuun välisen ajan ja valinnat tehdään lokakuun loppuun mennessä. Uusien jäsenten valinnan jälkeen valitsematta jääneiden hakijoiden tiedot poistetaan viipymättä ja valittujen hakijoiden tiedot siirretään jäsenrekisteriin.

10.  Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinon ja tietosuojamenetelmin. Rekisterin henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille hallituksen jäsenistöön kuuluville henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

11.  Jäsenmatrikkelia koskevat menettelyt

Jäsenrekisterin sekä senaattorirekisterin tietoihin perustuen julkaisemme vuosittain sähköisen sekä paperisen jäsenmatrikkelin, joka on tarkoitettu ainoastaan jäsenistön käyttöön. Jäsenmatrikkeleita painetaan vuosittain yksi per jäsen/senaattori. Jäsenet on ohjeistettu siihen, ettei jäsenmatrikkelia tule luovuttaa tai paljastaa ulkopuolisille, eikä jäsenmatrikkelissa olevia tietoja saa käyttää muihin kuin tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi kaupallisiin tarkoituksiin.

12.  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä rekisteriselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Peruutus ja/tai vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, eli tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

13.  Muutokset tietosuojaselosteessa

Turun Nuorkauppakamari ry kehittää tarvittaessa henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy verkkosivultamme osoitteesta: www.jciturku.com.